Die Kampagnendatei wurde am Donnerstagnachmittag an die Druckerei gesendet. Am Freitag fragt der Endkunde, ob alles in Ordnung ist. Sie wissen nicht, in welchem Stadium sich der Auftrag befindet, und schreiben Ihrem Betreuer mit der Bitte um einen Status. Bei mehreren Kampagnen gleichzeitig sind es mehrere solcher Nachrichten pro Tag.

Die Frage nach dem Status muss nicht aus mangelndem Vertrauen entstehen. Oft taucht sie einfach auf, wenn unklar ist, was mit dem Auftrag geschieht und wann die nächste Information kommt. Im Folgenden zeigen wir, wie Aufträge in den zwei Kanälen abgewickelt werden, die Agenturen nutzen, und wo Sie den Status selbst prüfen können.

1. Zwei Wege, einen Auftrag zu erteilen

Der Ablauf hängt davon ab, wie Sie den Auftrag erteilen: über Ihren Betreuer oder im Online-Shop. Die Regeln und der Umfang der Dateiprüfung unterscheiden sich je nach Kanal, deshalb lohnt es sich, sie zu kennen.

2. Auftrag über Ihren Betreuer

  • Sie senden die Bestellung per E-Mail: Produktparameter (Material, Format, Veredelung), Menge, gewünschter Fertigstellungstermin und Lieferadresse → Wie schreibt man einen Produktionsbrief für eine Druckerei.
  • Nach Eingang der Bestellung sendet Labo Print eine Zusammenfassung mit Parametern, Termin und Preis. Sie bestätigen sie per E-Mail am selben Werktag, innerhalb der in den Geschäftsbedingungen genannten Frist. Nach Ablauf dieser Frist kann Labo Print den Fertigstellungstermin ändern → AGB von Labo Print.
  • Wenn Sie mit der Bestellung alle Parameter und die Datei übermittelt haben, kann die Annahme des Auftrags direkt per E-Mail bestätigt werden, mit Fertigstellungstermin, Preis und Transportkosten, ohne separate Zusammenfassung. Eventuelle Anmerkungen melden Sie innerhalb der in den Geschäftsbedingungen genannten Frist.
  • Die Datei sollte eine geschlossene Datei (z. B. PDF) sein und der Spezifikation entsprechen. Offene Projektdateien, z. B. .ai, .indd oder .psd, werden nicht zum Druck angenommen. Sie übermitteln die Datei auf den FTP-Server (die Zugangsdaten erhalten Sie vom Vertrieb) oder auf einem anderen, für den Auftrag vereinbarten Weg.
  • Die Ausführungsfrist läuft von der Annahme des Auftrags bis zur Übergabe der Ware zum Versand und umfasst nicht die Lieferzeit. Treffen Dateien oder Materialien später ein als vereinbart, verschiebt sich der Termin.
  • Labo Print benachrichtigt Sie über die Übergabe der Ware zum Versand.

Den Umfang der Dateiprüfung in diesem Kanal sollten Sie mit Ihrem Betreuer abstimmen. Nach den Geschäftsbedingungen trägt der Auftraggeber die Verantwortung für Vollständigkeit und Richtigkeit der Datei, und der Auftragnehmer ist nicht verpflichtet, die Datei vor Produktionsbeginn zu prüfen. Eine Terminänderung wegen einer mangelhaften Datei geht daher zulasten des Auftraggebers → Datei kommt mit Korrekturen zurück.

3. Bestellung im Shop

  • Sie bestellen auf shop.laboprint.eu und bezahlen. Nach Bestellung und Zahlung erhalten Sie per E-Mail eine Bestätigung mit dem Fertigstellungstermin.
  • Dateien laden Sie im Kundenbereich hoch oder senden sie per E-Mail mit der Bestellnummer im Betreff.
  • Jede Datei durchläuft eine Basisprüfung auf Übereinstimmung mit der Spezifikation: Abmessungen, Schriften (offene Schriften und Schriftkonvertierung) und Platz für die Lochung. Die Prüfung erstreckt sich nicht auf Inhalt, Layout oder grafische Fehler.
  • Bei negativem Ergebnis nehmen Sie Korrekturen vor und reichen die Datei erneut ein. Tun Sie das nicht, wird die Bestellung nicht zur Ausführung angenommen, es sei denn, Sie akzeptieren die Datei trotz negativer Prüfung. Dann wird die Bestellung angenommen, eine Reklamation wegen Nichtübereinstimmung der Datei mit der Spezifikation wird jedoch nicht berücksichtigt. Bei der vierten Dateiprüfung kann der Shop eine Gebühr berechnen, nach Information per E-Mail und mit Ihrer Zustimmung.
  • Die Ausführungszeit läuft ab der Zahlung der Bestellung und der Übermittlung korrekter Dateien.
  • Änderungen an der Bestellung vereinbaren Sie vor Beginn der Ausführung per E-Mail mit dem Kundenservice des Shops. Die Regeln zur Stornierung beschreiben die AGB des Shops → Labo Print Shop.

4. Was die Ausführung verzögern oder blockieren kann

Im Shop sind die häufigsten Gründe, warum eine Bestellung nicht ausgeführt wird:

  • fehlende Zahlung,
  • fehlende Druckdateien,
  • fehlerhafte oder unvollständige Dateien,
  • Warten auf Korrekturen.

Bei Aufträgen über den Betreuer können fehlende notwendige Angaben, fehlender Kontakt zu deren Ergänzung oder Dateien, die nicht der Spezifikation entsprechen, die Annahme des Auftrags verhindern. Später als vereinbart übermittelte Dateien oder Materialien verschieben dagegen den Fertigstellungstermin. Diese Punkte sollten Sie prüfen, bevor Sie nach dem Status fragen.

5. Wo Sie den Status prüfen

  • Shop: Den Status der Bestellung sehen Sie nach der Anmeldung in Ihrem Kundenkonto.
  • Auftrag über den Betreuer: Der Bezugspunkt ist die E-Mail mit dem bestätigten Termin. Fragen Sie den Betreuer, der den Auftrag führt, nach dem Status und nennen Sie den Kampagnennamen sowie die Angaben aus der Auftragsbestätigung. Nach der Übergabe der Ware zum Versand benachrichtigt Labo Print den Kunden.

6. Wie Sie weniger nachfragen müssen

  • Übermitteln Sie alle erforderlichen Angaben und eine spezifikationsgerechte Datei.
  • Geben Sie die vollständige Lieferadresse und die Telefonnummer des Empfängers an. Eine falsche oder unvollständige Adresse kann dazu führen, dass die Sendung nicht zugestellt wird.
  • Prüfen Sie im Shop zuerst den Status nach der Anmeldung im Konto.
  • Gehen Sie bei einem Auftrag über den Betreuer zurück zur E-Mail mit dem bestätigten Termin.
  • Wenn Sie mehrere Kampagnen parallel führen, kann eine eigene Statusübersicht hilfreich sein.

Drei Fragen für diese Woche

  • Habe ich eine E-Mail mit bestätigtem Termin und weiß ich, wer meinen Auftrag betreut?
  • Entspricht die Datei der Spezifikation, bevor ich sie sende?
  • Frage ich nach dem Status, weil mir Informationen von der Druckerei fehlen oder weil mir Informationen in meiner eigenen Agentur fehlen?

Auftrag in Bearbeitung?

Sie wissen nicht, an wen Sie sich wenden sollen? Kontaktieren Sie uns und nennen Sie den Kampagnennamen sowie die Angaben aus der Auftragsbestätigung.

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