Kampagnefilen blev sendt til trykkeriet torsdag eftermiddag. Fredag spørger slutkunden, om alt er i orden. Du ved ikke, hvilket trin ordren er på, så du skriver til din kundeansvarlige og beder om en status. Med flere kampagner på samme tid bliver det til flere sådanne beskeder om dagen.
Spørgsmålet om status behøver ikke at skyldes manglende tillid. Det dukker ofte op helt enkelt, når det er uklart, hvad der sker med ordren, og hvornår næste oplysning kommer. Nedenfor viser vi, hvordan ordrer håndteres i de to kanaler, som bureauer bruger, og hvor du kan se status.
1. To måder at afgive en ordre på
Forløbet afhænger af, hvordan du afgiver ordren: via din kundeansvarlige eller i webshoppen. Reglerne og omfanget af filkontrollen er forskellige i de to kanaler, så det er godt at kende dem.
2. Ordre via din kundeansvarlige
- Du sender bestillingen pr. e-mail: produktparametre (materiale, format, efterbehandling), antal, foreslået leveringsdato og leveringsadresse → Hvordan skriver man et produktionsbrief til et trykkeri.
- Når bestillingen er modtaget, sender Labo Print en opsummering med parametre, dato og pris. Du bekræfter den pr. e-mail samme arbejdsdag, inden for den frist, der er angivet i salgsbetingelserne. Efter fristen kan Labo Print ændre tidspunktet for udførelsen → Labo Prints salgsbetingelser.
- Hvis du sammen med bestillingen har afleveret alle parametre og filen, kan modtagelsen af ordren bekræftes direkte pr. e-mail med udførelsesdato, pris og transportomkostninger uden en særskilt opsummering. Eventuelle bemærkninger giver du inden for den frist, der er angivet i salgsbetingelserne.
- Filen skal være en lukket fil (fx PDF) og overholde specifikationen. Åbne projektfiler, fx .ai, .indd eller .psd, modtages ikke til tryk. Du sender den til FTP-serveren (adgangsoplysninger får du af salgsafdelingen) eller på anden måde, der er aftalt for ordren.
- Udførelsestiden regnes fra modtagelsen af ordren til varerne er afleveret til forsendelse og omfatter ikke leveringstiden. Hvis filer eller materialer kommer senere end aftalt, rykkes datoen.
- Labo Print giver dig besked, når varerne er afleveret til forsendelse.
Det er godt at aftale omfanget af filkontrollen i denne kanal med din kundeansvarlige. Ifølge salgsbetingelserne er det den bestillende part, der har ansvaret for, at filen er komplet og korrekt, og leverandøren er ikke forpligtet til at kontrollere filen, før produktionen går i gang. En ændring af datoen på grund af en mangelfuld fil går derfor ud over den bestillende part → Filen kommer tilbage med rettelser.
3. Ordre i webshoppen
- Du afgiver ordren på shop.laboprint.eu og betaler. Når ordren er afgivet og betalt, får du pr. e-mail en bekræftelse med udførelsesdato.
- Du uploader filer i kundepanelet eller sender dem pr. e-mail med ordrenummeret i emnelinjen.
- Hver fil gennemgår en grundlæggende kontrol af overensstemmelse med specifikationen: mål, skrifttyper (åbne skrifttyper og konvertering af skrifttyper) og plads til hulning. Kontrollen omfatter ikke indhold, layout eller grafiske fejl.
- Ved negativt resultat foretager du rettelser og indsender filen igen. Gør du ikke det, bliver ordren ikke modtaget til udførelse, medmindre du godkender filen trods den negative kontrol. Så bliver ordren modtaget, men en reklamation over, at filen ikke overholder specifikationen, tages ikke til følge. Ved den fjerde filkontrol kan webshoppen opkræve et gebyr efter information pr. e-mail og med dit samtykke.
- Udførelsestiden regnes fra betalingen af ordren og levering af korrekte filer.
- Ændringer i ordren aftaler du pr. e-mail med webshoppens kundeservice, før udførelsen er påbegyndt. Reglerne for annullering fremgår af webshoppens salgsbetingelser → Labo Print webshop.
4. Hvad der kan forsinke eller blokere udførelsen
I webshoppen er de hyppigste årsager til, at en ordre ikke udføres:
- manglende betaling,
- manglende trykfiler,
- forkerte eller ufuldstændige filer,
- ventetid på rettelser.
Ved ordrer via kundeansvarlig kan manglende nødvendige oplysninger, manglende kontakt til at supplere dem eller filer, der ikke overholder specifikationen, forhindre, at ordren modtages. Filer eller materialer, der afleveres senere end aftalt, rykker derimod udførelsesdatoen. Det er godt at tjekke disse punkter, før du spørger til status.
5. Hvor du ser status
- Webshop: ordrestatus kan ses, når du er logget ind på din kundekonto.
- Ordre via kundeansvarlig: udgangspunktet er e-mailen med den bekræftede dato. Spørg den kundeansvarlige, der varetager ordren, om status, og oplys kampagnens navn og oplysningerne fra ordrebekræftelsen. Når varerne er afleveret til forsendelse, giver Labo Print kunden besked.
6. Sådan behøver du at spørge sjældnere
- Aflever alle nødvendige oplysninger og en fil, der overholder specifikationen.
- Oplys den fulde leveringsadresse og modtagerens telefonnummer. En forkert eller ufuldstændig adresse kan medføre, at forsendelsen ikke bliver leveret.
- Tjek først status i webshoppen, når du er logget ind på din konto.
- Ved ordre via kundeansvarlig skal du gå tilbage til e-mailen med den bekræftede dato.
- Hvis du kører flere kampagner parallelt, kan din egen statusoversigt være en hjælp.
Tre spørgsmål til denne uge
- Har jeg en e-mail med bekræftet dato, og ved jeg, hvem der varetager min ordre?
- Overholder filen specifikationen, før jeg sender den?
- Spørger jeg til status, fordi jeg mangler oplysninger fra trykkeriet, eller fordi jeg mangler oplysninger i mit eget bureau?
Har du en ordre i gang?
Ved du ikke, hvem du skal skrive til? Kontakt os og oplys kampagnens navn og oplysningerne fra ordrebekræftelsen.