A kampány fájlját csütörtök délután küldték el a nyomdának. Pénteken a végső ügyfél megkérdezi, hogy minden rendben van-e. Ön nem tudja, a megrendelés melyik szakaszban jár, ezért ír a kapcsolattartójának, és állapotot kér. Több kampány egyidejű futása mellett naponta több ilyen üzenet is akad.
Az állapotról szóló kérdés nem feltétlenül a bizalom hiányából fakad. Gyakran egyszerűen akkor merül fel, amikor nem tudni, mi történik a megrendeléssel, és mikor jön a következő információ. Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan zajlik a megrendelés kezelése a két csatornán, amelyet az ügynökségek használnak, és hol ellenőrizheti az állapotát.
1. A megrendelés leadásának két módja
A megrendelés menete attól függ, hogyan adja le: kapcsolattartón keresztül vagy a webshopban. A szabályok és a fájlellenőrzés köre csatornánként eltér, ezért érdemes ismerni őket.
2. Megrendelés kapcsolattartón keresztül
- A megrendelést e-mailben küldi el: a termék paraméterei (anyag, formátum, felületkezelés), mennyiség, javasolt teljesítési határidő és szállítási cím → Hogyan írjon gyártási briefet nyomda számára.
- A megrendelés beérkezése után a Labo Print összefoglalót küld a paraméterekkel, határidővel és árral. Ezt ugyanazon a munkanapon e-mailben megerősíti, az értékesítési feltételekben megadott határidőn belül. E határidő után a Labo Print módosíthatja a teljesítési határidőt → A Labo Print értékesítési feltételei.
- Ha a megrendeléssel együtt átadta az összes paramétert és a fájlt, a megrendelés elfogadása közvetlenül e-mailben is megerősíthető a teljesítési határidővel, az árral és a szállítási költséggel, külön összefoglaló nélkül. Az esetleges észrevételeit az értékesítési feltételekben megadott határidőn belül jelezze.
- A fájlnak zártnak kell lennie (pl. PDF), és meg kell felelnie a specifikációnak. A nyitott projektfájlokat, pl. .ai, .indd vagy .psd, nem fogadják el nyomtatásra. A fájlt az FTP-szerverre küldi (a hozzáférési adatokat az értékesítési osztálytól kapja), vagy a megrendeléshez egyeztetett más módon.
- A teljesítési idő a megrendelés elfogadásától az áru szállításra való átadásáig tart, és nem tartalmazza a kiszállítás idejét. Ha a fájlok vagy az anyagok a megállapodottnál később érkeznek, a határidő eltolódik.
- A Labo Print értesíti Önt az áru szállításra való átadásáról.
A fájlellenőrzés körét ebben a csatornában érdemes egyeztetni a kapcsolattartóval. Az értékesítési feltételek szerint a fájl teljességéért és helyességéért a megrendelő felel, a vállalkozónak pedig nincs kötelezettsége a fájl ellenőrzésére a gyártás megkezdése előtt. A hibás fájl miatti határidő-módosítás ezért a megrendelőt terheli → A fájl javításokkal tér vissza.
3. Megrendelés a webshopban
- A megrendelést a shop.laboprint.eu oldalon adja le, és fizet. A megrendelés leadása és kifizetése után e-mailben megerősítést kap a teljesítési határidővel.
- A fájlokat az ügyfélpanelben tölti fel, vagy e-mailben küldi el a megrendelés számával a tárgysorban.
- Minden fájl alapvető megfelelőségi ellenőrzésen esik át a specifikációhoz képest: méretek, betűtípusok (nyitott betűtípusok és betűtípus-konvertálás) és lyukasztási hely. Az ellenőrzés nem terjed ki a tartalomra, az elrendezésre és a grafikai hibákra.
- Negatív eredmény esetén javításokat végez, és a fájlt újra benyújtja. Ha nem végzi el őket, a megrendelést nem fogadják el teljesítésre, kivéve, ha a negatív ellenőrzés ellenére elfogadja a fájlt. Ilyenkor a megrendelést elfogadják, de a fájl specifikációnak való meg nem felelése miatti reklamációt nem veszik figyelembe. A fájl negyedik ellenőrzésekor a webshop díjat számíthat fel, e-mailes tájékoztatás után és az Ön hozzájárulásával.
- A teljesítési idő a megrendelés kifizetésétől és a helyes fájlok átadásától számít.
- A megrendelés módosításairól a teljesítés megkezdése előtt e-mailben egyeztet a webshop ügyfélszolgálatával. A lemondás szabályait a webshop értékesítési feltételei írják le → Labo Print webshop.
4. Mi késleltetheti vagy akadályozhatja a teljesítést
A webshopban a leggyakoribb okok, amiért egy megrendelés nem teljesül:
- a kifizetés hiánya,
- a nyomtatandó fájlok hiánya,
- hibás vagy hiányos fájlok,
- javításokra várakozás.
A kapcsolattartón keresztül leadott megrendeléseknél a szükséges adatok hiánya, a kiegészítésükhöz szükséges kapcsolat hiánya vagy a specifikációnak nem megfelelő fájlok akadályozhatják a megrendelés elfogadását. A megállapodottnál későbbi fájl- vagy anyagátadás viszont a teljesítési határidőt tolja el. Érdemes ezeket ellenőrizni, mielőtt az állapotról kérdez.
5. Hol ellenőrizhető az állapot
- Webshop: a megrendelés állapota a bejelentkezés után látható az ügyfélfiókban.
- Megrendelés kapcsolattartón keresztül: a viszonyítási pont a megerősített határidőt tartalmazó e-mail. Az állapotról azt a kapcsolattartót kérdezze, aki a megrendelést viszi, és adja meg a kampány nevét és a megrendelés-visszaigazolás adatait. Az áru szállításra való átadása után a Labo Print erről értesíti az ügyfelet.
6. Hogyan kérdezzen kevesebbet
- Adja át az összes szükséges adatot és a specifikációnak megfelelő fájlt.
- Adja meg a teljes szállítási címet és a címzett telefonszámát. A hibás vagy hiányos cím a küldemény kézbesítésének elmaradásához vezethet.
- A webshopban először a fiókba való bejelentkezés után ellenőrizze az állapotot.
- Kapcsolattartón keresztüli megrendelésnél térjen vissza a megerősített határidőt tartalmazó e-mailhez.
- Ha egyszerre több kampányt visz, hasznos lehet az állapotok saját áttekintése.
Három kérdés erre a hétre
- Van-e e-mailem a megerősített határidővel, és tudom-e, ki viszi a megrendelésemet?
- Megfelel-e a fájl a specifikációnak, mielőtt elküldöm?
- A nyomdától érkező információ hiánya miatt kérdezek rá az állapotra, vagy a saját ügynökségemen belüli információ hiánya miatt?
Folyamatban lévő megrendelése van?
Nem tudja, kinek írjon? Keressen minket, és adja meg a kampány nevét és a megrendelés-visszaigazolás adatait.