Plik na kampanię został wysłany do drukarni w czwartek po południu. W piątek klient końcowy pyta, czy wszystko w porządku. Ty nie wiesz, na którym etapie jest zlecenie, więc piszesz do opiekuna z prośbą o status. Przy kilku kampaniach naraz takich wiadomości jest kilka dziennie.
Pytanie o status nie musi wynikać z braku zaufania. Często pojawia się po prostu wtedy, gdy nie wiadomo, co dzieje się ze zleceniem i kiedy pojawi się kolejna informacja. Poniżej pokazujemy, jak wygląda obsługa zlecenia w dwóch kanałach, z których korzystają agencje, oraz gdzie można sprawdzić jego status.
1. Dwa sposoby składania zamówień
Droga zlecenia zależy od tego, jak je składasz: przez opiekuna czy w sklepie online. Zasady i zakres kontroli pliku są w każdym kanale inne, dlatego warto je znać.
2. Zlecenie przez opiekuna
- Wysyłasz zamówienie e-mailem: parametry produktu (materiał, format, wykończenie), ilość, proponowany termin realizacji i adres dostawy → Jak napisać brief dla drukarni.
- Po otrzymaniu zamówienia Labo Print przesyła podsumowanie z parametrami, terminem i ceną. Potwierdzasz je e-mailem tego samego dnia roboczego, w terminie wskazanym w regulaminie. Po tym terminie Labo Print może zmienić termin realizacji → Regulamin Labo Print.
- Jeśli wraz z zamówieniem przekazałeś komplet parametrów i plik, przyjęcie zlecenia może zostać potwierdzone bezpośrednio e-mailem, z terminem realizacji, ceną i kosztem transportu, bez osobnego podsumowania. Ewentualne uwagi zgłaszasz w terminie wskazanym w regulaminie.
- Plik powinien być zamknięty (np. PDF) i zgodny ze specyfikacją. Otwartych plików projektowych, np. .ai, .indd czy .psd, nie przekazuje się do druku. Przesyłasz go na serwer FTP (dane dostępowe uzyskasz od działu handlowego) lub w inny sposób uzgodniony ze zleceniem.
- Termin realizacji liczy się od przyjęcia zlecenia do przekazania towaru do wysyłki i nie obejmuje czasu dostawy. Gdy pliki lub materiały dotrą później niż ustalono, termin się przesuwa.
- Labo Print powiadamia o przekazaniu towaru do wysyłki.
Zakres sprawdzenia pliku w tym kanale warto uzgodnić z opiekunem. Zgodnie z regulaminem odpowiedzialność za kompletność i poprawność pliku ponosi zamawiający, a wykonawca nie ma obowiązku weryfikacji pliku przed rozpoczęciem produkcji. Zmiana terminu z powodu wadliwego pliku obciąża więc zamawiającego → Plik wraca z poprawkami.
3. Zamówienie w sklepie
- Składasz zamówienie w shop.laboprint.eu i płacisz. Po złożeniu zamówienia i opłaceniu dostajesz e-mailem potwierdzenie z terminem realizacji.
- Pliki wgrywasz w panelu klienta albo wysyłasz e-mailem z numerem zamówienia w tytule.
- Każdy plik przechodzi podstawową weryfikację zgodności ze specyfikacją: wymiary, otwarte czcionki, konwersja czcionek, miejsce na dziurkowanie. Weryfikacja nie obejmuje treści, układu ani błędów graficznych.
- Przy wyniku negatywnym wprowadzasz korekty i przekazujesz plik ponownie. Jeśli ich nie wprowadzisz, zamówienie nie zostanie przyjęte do realizacji, chyba że zaakceptujesz plik mimo negatywnej weryfikacji. Wtedy zamówienie zostanie przyjęte, ale reklamacja z powodu niezgodności pliku ze specyfikacją nie zostanie uwzględniona. Przy czwartej próbie weryfikacji sklep może doliczyć opłatę, po informacji e-mailowej i Twojej zgodzie.
- Czas realizacji liczy się od opłacenia zamówienia i dostarczenia poprawnych plików.
- Zmiany w zamówieniu uzgadniasz e-mailem z obsługą sklepu przed rozpoczęciem jego realizacji. Zasady anulowania opisuje regulamin sklepu → Regulamin sklepu, Jak zamawiać.
4. Co może opóźnić lub zablokować realizację
W sklepie najczęstsze powody niezrealizowania zamówienia to:
- brak płatności,
- brak plików do druku,
- błędne lub niekompletne pliki,
- oczekiwanie na poprawki.
W zleceniach przez opiekuna brak niezbędnych danych, brak kontaktu w sprawie ich uzupełnienia lub pliki niezgodne ze specyfikacją mogą uniemożliwić przyjęcie zlecenia. Późniejsze niż ustalone przekazanie plików lub materiałów przesuwa natomiast termin realizacji. Te pozycje warto sprawdzić, zanim zapytasz o status.
5. Gdzie sprawdzić status
- Sklep: status zamówienia widać po zalogowaniu do konta klienta.
- Zlecenie przez opiekuna: punktem odniesienia jest e-mail z potwierdzonym terminem. O status pytaj opiekuna, który prowadzi zlecenie, i podaj nazwę kampanii oraz dane z potwierdzenia zlecenia. Po przekazaniu towaru do wysyłki Labo Print powiadamia o tym klienta.
6. Co zrobić, żeby dopytywać mniej
- Przekaż komplet wymaganych danych i plik zgodny ze specyfikacją.
- Podaj pełny adres dostawy i telefon odbiorcy. Błędny lub niekompletny adres może skutkować niedostarczeniem przesyłki.
- W sklepie najpierw sprawdź status po zalogowaniu do konta.
- Przy zleceniu przez opiekuna wróć do e-maila z potwierdzonym terminem.
- Jeśli prowadzisz kilka kampanii równolegle, pomocny może być własny przegląd statusów.
Trzy pytania na ten tydzień
- Czy mam e-mail z potwierdzonym terminem i wiem, kto prowadzi moje zlecenie?
- Czy plik jest zgodny ze specyfikacją, zanim go wyślę?
- Czy dopytuję o status z braku informacji od drukarni, czy z braku informacji w mojej agencji?
Masz zlecenie w realizacji?
Nie wiesz, do kogo napisać? Skontaktuj się z nami i podaj nazwę kampanii oraz dane z potwierdzenia zlecenia.