Die Entscheidung, einen neuen Anbieter zu prüfen, ist bereits gefallen. Die verbleibende Frage lautet nicht mehr „Lohnt sich die Suche nach einer Alternative“, sondern „Wie führe ich den Test so durch, dass er wirklich etwas zeigt, statt nur einen allgemeinen Eindruck zu hinterlassen“.
Ein gut durchgeführter Test ist kein zufälliger Auftrag an eine neue Firma, sondern ein Verfahren: was vor der Bestellung festzulegen ist, worauf während der Produktion zu achten ist, was bei der Lieferung zu prüfen ist — und erst danach die Entscheidung über den nächsten Schritt.
1. Bevor Sie bestellen
Prüfen Sie Materialmuster. Fragen Sie, ob der Anbieter vor der Bestellung Materialmuster zur Verfügung stellt — so lassen sich Gewicht, Farbe und Verarbeitung selbst beurteilen, bevor Sie sich auf die Produktion einlassen.
Fragen Sie nach dem Mindestvolumen für eine Testbestellung. Prüfen Sie, ob für eine erste Testbestellung ein geringeres Volumen als das übliche Minimum möglich ist und welche Bedingungen dann gelten.
Fragen Sie, wie mit einer fehlerhaften Datei umgegangen wird. Diese Frage lohnt sich bei jedem getesteten Anbieter, bevor Sie eine Datei senden — werden kleine Korrekturen im Rahmen des Service durchgeführt, oder kommt die Datei mit einem Hinweis zur eigenen Korrektur zurück. Vergewissern Sie sich vor Testbeginn außerdem, dass Ihre eigene Datei korrekt vorbereitet ist → Wie bereitet man eine Datei für den Großformatdruck vor? Checkliste vor der Bestellung
2. Die richtige Testbestellung wählen
Man testet einen neuen Anbieter nicht an der wichtigsten Kampagne des Jahres — aber „etwas Unwichtigeres“ ist zu ungenau. Drei Kriterien, die das Risiko tatsächlich senken:
– Ein Termin mit Puffer, nicht in letzter Minute — der Test soll zeigen, wie der Anbieter unter normalen Bedingungen arbeitet, nicht wie er mit Ihrer Krise umgeht.
– Ein Produkt ohne kritische Bedeutung für das Markenimage beim Endkunden — ein Element, dessen eventuelle Korrektur die Kampagne nicht blockiert.
– Ein kleines, aber repräsentatives Volumen — ein Auftrag, der Ihren regelmäßigen Bestellungen ähnlich genug ist, damit das Testergebnis wirklich etwas über die künftige Zusammenarbeit aussagt.
Wenn Sie noch überlegen, ob ein Anbieterwechsel überhaupt sinnvoll ist — dieser Leitfaden hilft, diese Frage zu klären, bevor Sie zum eigentlichen Test übergehen.
3. Was Sie vor dem Absenden der Bestellung festhalten sollten
Bevor Sie die Bestellung abschicken, notieren Sie ein paar Dinge an einem Ort — nicht aus Misstrauen, sondern damit Sie nach der Lieferung etwas zum Vergleich haben, statt nur nach Eindruck zu urteilen:
– den vereinbarten Preis — inklusive eines eventuellen Express-Zuschlags,
– den bestätigten Liefertermin,
– Material und Format,
– die Art der Veredelung,
– die Verpackungs- und Versandart,
– falls die Farbe für die Marke kritisch ist — einen vereinbarten Referenzpunkt (Musterkarte, früherer Auflagendruck, Muster).
Diese kurze Testkarte kostet nur wenige Minuten, verwandelt aber bei der Lieferung das Urteil „gefällt mir / gefällt mir nicht“ in einen konkreten Vergleich: Habe ich bekommen, was vereinbart war, oder nicht.
4. Worauf Sie während der Produktion achten sollten
Präzision des Angebots. Ob das Angebot von vornherein alle Kosten berücksichtigt oder Überraschungen erst auf der Rechnung auftauchen.
Umgang mit Korrekturen. Wenn während der Produktion etwas korrigiert werden muss — wie kommuniziert der Anbieter das, und wie schnell reagiert er. → Die Datei kommt mit Korrekturen zurück – die echten Zeitkosten in einer Agentur
Einhaltung des Termins. Nicht nur „wir haben es geschafft“, sondern ob der Anbieter frühzeitig meldet, wenn etwas den Termin gefährdet, statt Sie bis zur letzten Minute im Ungewissen zu lassen. → Express-Druck in der Agentur — wie lange dauert es wirklich
Reaktion auf ein Problem, falls es auftritt. Das klingt nach einem schlechten Szenario, ist aber paradoxerweise einer der wertvollsten Teile des Tests. Wie schnell der Anbieter reagiert, ob er Verantwortung übernimmt oder Ausreden sucht, sagt mehr über die künftige Zusammenarbeit aus als ein reibungslos verlaufener Auftrag.
5. Was Sie bei der Lieferung prüfen sollten
Der Test endet erst, wenn der Auftrag tatsächlich bei Ihnen ankommt. Das ist der Moment, das Ergebnis mit der Testkarte aus Punkt 3 zu vergleichen, statt nur den allgemeinen Eindruck zu bewerten:
– Übereinstimmung mit den Vereinbarungen — Maße, Material, Format, Technologie,
– Qualität der Veredelung,
– Vollständigkeit der Bestellung,
– Zustand der Sendung und Art der Verpackung,
– Farbe im Vergleich zum vereinbarten Referenzpunkt — falls als kritisch festgelegt.
6. Wie Sie über den nächsten Schritt entscheiden
Selten reicht ein einziger Auftrag für eine vollständige Bewertung. Erst mehrere Testbestellungen zeigen, ob ein gutes Ergebnis beim ersten Mal der Standard war oder ein Glücksfall. Der gesamte Prozess — vom ersten Kontakt bis zur möglichen Verlagerung des festen Volumens — erstreckt sich meist über einige Wochen, und diese Zeit sollte man sich nehmen, statt die Entscheidung unter Druck zu beschleunigen.
Nach jeder Testbestellung lohnt es sich, sich dieselben Fragen zu stellen:
– Entsprach das Gelieferte der zu Beginn vereinbarten Testkarte?
– Wurde ein aufgetretenes Problem ohne Eskalation Ihrerseits gelöst?
– Würden Sie sich wohlfühlen, diesem Anbieter einen Auftrag anzuvertrauen, der Ihnen wirklich wichtig ist?
7. Checkliste zum Speichern
☐ Verfügbarkeit von Materialmustern geprüft
☐ Mindestvolumen für eine Testbestellung geprüft
☐ Vorgehen bei Dateifehlern geklärt
☐ Testbestellung gewählt: Zeitpuffer, keine kritische Markenbedeutung, repräsentatives Volumen
☐ Testkarte festgehalten: Preis, Termin, Material, Format, Veredelung, Verpackung, Farbreferenzpunkt
☐ Angebot auf versteckte Kosten geprüft
☐ Geprüft, ob der Anbieter frühzeitig auf Terminrisiken hinweist
☐ Bei Lieferung: Bestellung mit Testkarte verglichen (Übereinstimmung, Veredelung, Vollständigkeit, Verpackung, Farbe)
☐ Weitere Testbestellungen vor der Entscheidung über eine feste Zusammenarbeit geplant
Testen Sie gerade einen neuen Druckdienstleister?
Schreiben Sie uns, welchen Auftrag Sie zuerst prüfen möchten — wir helfen Ihnen, einen Test zu gestalten, der das Risiko für Ihre laufende Kampagne wirklich verringert.