Súbor ku kampani bol odoslaný do tlačiarne vo štvrtok popoludní. V piatok sa klient pýta, či je všetko v poriadku. Vy neviete, v akej fáze je zákazka, a preto píšete svojmu obchodnému zástupcovi so žiadosťou o stav. Pri viacerých kampaniach naraz je takýchto správ denne niekoľko.
Otázka na stav nemusí vyplývať z nedostatku dôvery. Často sa objaví jednoducho vtedy, keď nie je jasné, čo sa so zákazkou deje a kedy príde ďalšia informácia. Nižšie ukazujeme, ako prebieha spracovanie zákazky v dvoch kanáloch, ktoré agentúry využívajú, a kde môžete zistiť jej stav.
1. Dva spôsoby zadania objednávky
Priebeh zákazky závisí od toho, ako ju zadáte: cez obchodného zástupcu, alebo v e-shope. Pravidlá aj rozsah kontroly súboru sú v každom kanáli iné, preto je dobré ich poznať.
2. Zákazka cez obchodného zástupcu
- Objednávku posielate e-mailom: parametre produktu (materiál, formát, povrchová úprava), množstvo, navrhovaný termín realizácie a adresa dodania → Ako napísať brief pre tlačiareň.
- Po prijatí objednávky vám Labo Print zašle zhrnutie s parametrami, termínom a cenou. Potvrdíte ho e-mailom v ten istý pracovný deň, v lehote uvedenej vo všeobecných obchodných podmienkach. Po uplynutí tejto lehoty môže Labo Print zmeniť termín realizácie → Obchodné podmienky Labo Print.
- Ak ste spolu s objednávkou odovzdali všetky parametre a súbor, môže byť prijatie zákazky potvrdené priamo e-mailom, s termínom realizácie, cenou a nákladmi na dopravu, bez samostatného zhrnutia. Prípadné pripomienky uplatníte v lehote uvedenej vo všeobecných obchodných podmienkach.
- Súbor by mal byť uzavretý (napr. PDF) a zodpovedať špecifikácii. Otvorené projektové súbory, napr. .ai, .indd alebo .psd, sa na tlač neprijímajú. Súbor odosielate na server FTP (prístupové údaje poskytne obchodné oddelenie) alebo iným spôsobom dohodnutým pre zákazku.
- Doba realizácie sa počíta od prijatia zákazky do odovzdania tovaru na expedíciu a nezahŕňa čas dodania. Ak súbory alebo materiály dorazia neskôr, ako sa dohodlo, termín sa posúva.
- Labo Print vás informuje o odovzdaní tovaru na expedíciu.
Rozsah kontroly súboru v tomto kanáli je dobré dohodnúť s obchodným zástupcom. Podľa obchodných podmienok zodpovedá za úplnosť a správnosť súboru objednávateľ a zhotoviteľ nemá povinnosť súbor pred začatím výroby overovať. Zmena termínu z dôvodu chybného súboru preto ide na ťarchu objednávateľa → Súbor sa vráti s opravami.
3. Objednávka v e-shope
- Objednávku zadáte na shop.laboprint.eu a zaplatíte. Po zadaní a zaplatení objednávky dostanete e-mailom potvrdenie s termínom realizácie.
- Súbory nahráte v zákazníckom paneli alebo ich pošlete e-mailom s číslom objednávky v predmete.
- Každý súbor prejde základnou kontrolou zhody so špecifikáciou: rozmery, písma (otvorené písma a konverzia písiem) a miesto na dierovanie. Kontrola sa netýka obsahu, rozloženia ani grafických chýb.
- Pri negatívnom výsledku vykonáte úpravy a súbor odovzdáte znova. Ak ich nevykonáte, objednávka nebude prijatá na realizáciu, ibaže súbor napriek negatívnej kontrole schválite. Objednávka je potom prijatá, ale reklamácia z dôvodu nezhody súboru so špecifikáciou nebude uznaná. Pri štvrtom pokuse o kontrolu súboru môže e-shop účtovať poplatok, po informácii e-mailom a s vaším súhlasom.
- Doba realizácie sa počíta od zaplatenia objednávky a dodania správnych súborov.
- Zmeny v objednávke dohodnete e-mailom so zákazníckym servisom e-shopu pred začatím realizácie. Pravidlá zrušenia uvádzajú obchodné podmienky e-shopu → E-shop Labo Print.
4. Čo môže realizáciu zdržať alebo zablokovať
V e-shope sú najčastejšími dôvodmi, prečo objednávka nie je zrealizovaná:
- chýbajúca platba,
- chýbajúce súbory na tlač,
- chybné alebo neúplné súbory,
- čakanie na opravy.
Pri zákazkách cez obchodného zástupcu môžu prijatie zákazky znemožniť chýbajúce potrebné údaje, nemožnosť kontaktu na ich doplnenie alebo súbory nezodpovedajúce špecifikácii. Neskoršie odovzdanie súborov alebo materiálov, ako sa dohodlo, naopak posúva termín realizácie. Tieto body sa oplatí skontrolovať, kým sa opýtate na stav.
5. Kde zistiť stav
- E-shop: stav objednávky uvidíte po prihlásení do zákazníckeho účtu.
- Zákazka cez obchodného zástupcu: východiskom je e-mail s potvrdeným termínom. O stav sa pýtajte obchodného zástupcu, ktorý zákazku vedie, a uveďte názov kampane a údaje z potvrdenia zákazky. Po odovzdaní tovaru na expedíciu o tom Labo Print zákazníka informuje.
6. Ako sa pýtať menej
- Odovzdajte všetky požadované údaje a súbor zodpovedajúci špecifikácii.
- Uveďte úplnú adresu dodania a telefón príjemcu. Chybná alebo neúplná adresa môže viesť k nedoručeniu zásielky.
- V e-shope najprv skontrolujte stav po prihlásení do účtu.
- Pri zákazke cez obchodného zástupcu sa vráťte k e-mailu s potvrdeným termínom.
- Ak vediete niekoľko kampaní súčasne, môže pomôcť vlastný prehľad stavov.
Tri otázky na tento týždeň
- Mám e-mail s potvrdeným termínom a viem, kto moju zákazku vedie?
- Zodpovedá súbor špecifikácii, skôr než ho odošlem?
- Pýtam sa na stav z nedostatku informácií od tlačiarne, alebo z nedostatku informácií v mojej agentúre?
Máte zákazku v realizácii?
Neviete, komu napísať? Kontaktujte nás a uveďte názov kampane a údaje z potvrdenia zákazky.