Soubor ke kampani byl odeslán do tiskárny ve čtvrtek odpoledne. V pátek se klient ptá, zda je vše v pořádku. Vy nevíte, v jaké fázi zakázka je, a proto píšete svému obchodnímu zástupci s žádostí o stav. Při několika kampaních najednou je takových zpráv denně několik.
Dotaz na stav nemusí pramenit z nedostatku důvěry. Často se objeví jednoduše tehdy, když není jasné, co se se zakázkou děje a kdy přijde další informace. Níže ukazujeme, jak probíhá zpracování zakázky ve dvou kanálech, které agentury využívají, a kde můžete zjistit její stav.
1. Dva způsoby zadání objednávky
Průběh zakázky závisí na tom, jak ji zadáte: přes obchodního zástupce, nebo v e-shopu. Pravidla i rozsah kontroly souboru jsou v každém kanálu jiné, proto je dobré je znát.
2. Zakázka přes obchodního zástupce
- Objednávku posíláte e-mailem: parametry produktu (materiál, formát, povrchová úprava), množství, navrhovaný termín realizace a adresa dodání → Jak napsat brief pro tiskárnu.
- Po obdržení objednávky vám Labo Print zašle shrnutí s parametry, termínem a cenou. Potvrdíte je e-mailem v tentýž pracovní den, ve lhůtě uvedené v obchodních podmínkách. Po uplynutí této lhůty může Labo Print změnit termín realizace → Obchodní podmínky Labo Print.
- Pokud jste spolu s objednávkou předali všechny parametry a soubor, může být přijetí zakázky potvrzeno přímo e-mailem, s termínem realizace, cenou a náklady na dopravu, bez samostatného shrnutí. Případné připomínky uplatníte ve lhůtě uvedené v obchodních podmínkách.
- Soubor by měl být uzavřený (např. PDF) a odpovídat specifikaci. Otevřené projektové soubory, např. .ai, .indd nebo .psd, se do tisku nepřijímají. Soubor odesíláte na server FTP (přístupové údaje poskytne obchodní oddělení) nebo jiným způsobem dohodnutým pro zakázku.
- Doba realizace se počítá od přijetí zakázky do předání zboží k expedici a nezahrnuje dobu dodání. Pokud soubory nebo materiály dorazí později, než bylo dohodnuto, termín se posouvá.
- Labo Print vás informuje o předání zboží k expedici.
Rozsah kontroly souboru v tomto kanálu je dobré dohodnout s obchodním zástupcem. Podle obchodních podmínek odpovídá za úplnost a správnost souboru objednatel a zhotovitel nemá povinnost soubor před zahájením výroby ověřovat. Změna termínu kvůli vadnému souboru proto jde k tíži objednatele → Soubor se vrací s opravami.
3. Objednávka v e-shopu
- Objednávku zadáte na shop.laboprint.eu a zaplatíte. Po zadání a zaplacení objednávky dostanete e-mailem potvrzení s termínem realizace.
- Soubory nahrajete v zákaznickém panelu nebo je pošlete e-mailem s číslem objednávky v předmětu.
- Každý soubor projde základní kontrolou souladu se specifikací: rozměry, písma (otevřená písma a konverze písem) a místo pro děrování. Kontrola se netýká obsahu, rozvržení ani grafických chyb.
- Při negativním výsledku provedete úpravy a soubor předáte znovu. Pokud je neprovedete, objednávka nebude přijata k realizaci, ledaže soubor přes negativní kontrolu schválíte. Objednávka je pak přijata, ale reklamace z důvodu nesouladu souboru se specifikací nebude uznána. Při čtvrtém pokusu o kontrolu souboru může e-shop účtovat poplatek, po informaci e-mailem a s vaším souhlasem.
- Doba realizace se počítá od zaplacení objednávky a dodání správných souborů.
- Změny v objednávce dohodnete e-mailem se zákaznickým servisem e-shopu před zahájením realizace. Pravidla pro zrušení uvádějí obchodní podmínky e-shopu → E-shop Labo Print.
4. Co může realizaci zdržet nebo zablokovat
V e-shopu jsou nejčastějšími důvody, proč objednávka není zrealizována:
- chybějící platba,
- chybějící soubory k tisku,
- chybné nebo neúplné soubory,
- čekání na opravy.
U zakázek přes obchodního zástupce mohou přijetí zakázky znemožnit chybějící potřebné údaje, nemožnost kontaktu pro jejich doplnění nebo soubory neodpovídající specifikaci. Pozdější předání souborů či materiálů, než bylo dohodnuto, naopak posouvá termín realizace. Tyto body stojí za to zkontrolovat, než se zeptáte na stav.
5. Kde zjistit stav
- E-shop: stav objednávky uvidíte po přihlášení do zákaznického účtu.
- Zakázka přes obchodního zástupce: východiskem je e-mail s potvrzeným termínem. O stav se ptejte obchodního zástupce, který zakázku vede, a uveďte název kampaně a údaje z potvrzení zakázky. Po předání zboží k expedici o tom Labo Print zákazníka informuje.
6. Jak se ptát méně
- Předejte všechny požadované údaje a soubor odpovídající specifikaci.
- Uveďte úplnou adresu dodání a telefon příjemce. Chybná nebo neúplná adresa může vést k nedoručení zásilky.
- V e-shopu nejprve zkontrolujte stav po přihlášení do účtu.
- U zakázky přes obchodního zástupce se vraťte k e-mailu s potvrzeným termínem.
- Pokud vedete několik kampaní současně, může pomoci vlastní přehled stavů.
Tři otázky na tento týden
- Mám e-mail s potvrzeným termínem a vím, kdo moji zakázku vede?
- Odpovídá soubor specifikaci, než ho odešlu?
- Ptám se na stav z nedostatku informací od tiskárny, nebo z nedostatku informací v mé agentuře?
Máte zakázku v realizaci?
Nevíte, komu napsat? Kontaktujte nás a uveďte název kampaně a údaje z potvrzení zakázky.