El archivo de la campaña se envió a la imprenta el jueves por la tarde. El viernes el cliente final pregunta si todo va bien. No sabes en qué fase está el pedido, así que escribes a tu responsable de cuenta para pedir el estado. Con varias campañas a la vez, estos mensajes son varios al día.
Preguntar por el estado no tiene por qué deberse a una falta de confianza. A menudo surge simplemente cuando no se sabe qué ocurre con el pedido ni cuándo llegará la siguiente información. A continuación mostramos cómo se gestionan los pedidos en los dos canales que usan las agencias y dónde puedes consultar su estado.
1. Dos formas de hacer un pedido
El curso del pedido depende de cómo lo hagas: a través de tu responsable de cuenta o en la tienda online. Las reglas y el alcance de la revisión del archivo son distintos en cada canal, por eso conviene conocerlos.
2. Pedido a través de tu responsable de cuenta
- Envías el pedido por correo electrónico: parámetros del producto (material, formato, acabado), cantidad, plazo de realización propuesto y dirección de entrega → Cómo redactar un brief de producción.
- Tras recibir el pedido, Labo Print te envía un resumen con los parámetros, el plazo y el precio. Lo confirmas por correo electrónico el mismo día laborable, dentro del plazo indicado en las condiciones generales. Pasado ese plazo, Labo Print puede cambiar el plazo de realización → Condiciones generales de Labo Print.
- Si junto con el pedido has enviado todos los parámetros y el archivo, la aceptación del pedido puede confirmarse directamente por correo electrónico, con el plazo de realización, el precio y el coste del transporte, sin un resumen aparte. Las posibles observaciones las comunicas dentro del plazo indicado en las condiciones generales.
- El archivo debe ser cerrado (p. ej. PDF) y cumplir la especificación. Los archivos de proyecto abiertos, p. ej. .ai, .indd o .psd, no se aceptan para impresión. Lo envías al servidor FTP (los datos de acceso los facilita el departamento comercial) o por otra vía acordada para el pedido.
- El plazo de realización se cuenta desde la aceptación del pedido hasta la entrega de la mercancía para su envío y no incluye el tiempo de entrega. Si los archivos o materiales llegan más tarde de lo acordado, el plazo se retrasa.
- Labo Print te avisa cuando la mercancía se entrega para su envío.
Conviene acordar con tu responsable de cuenta el alcance de la revisión del archivo en este canal. Según las condiciones generales, el cliente es responsable de que el archivo esté completo y sea correcto, y el contratista no está obligado a verificarlo antes de iniciar la producción. Un cambio de plazo por un archivo defectuoso corre, por tanto, a cargo del cliente → El archivo vuelve con correcciones.
3. Pedido en la tienda
- Haces el pedido en shop.laboprint.eu y pagas. Una vez realizado y pagado el pedido, recibes por correo electrónico la confirmación con el plazo de realización.
- Subes los archivos en el panel del cliente o los envías por correo electrónico indicando el número de pedido en el asunto.
- Cada archivo pasa una verificación básica de conformidad con la especificación: dimensiones, fuentes (fuentes abiertas y conversión de fuentes) y espacio para la perforación. La verificación no abarca el contenido, la maquetación ni los errores gráficos.
- Si el resultado es negativo, haces las correcciones y vuelves a enviar el archivo. Si no las haces, el pedido no se aceptará para su realización, salvo que aceptes el archivo pese a la verificación negativa. En ese caso el pedido se acepta, pero una reclamación por no conformidad del archivo con la especificación no será atendida. En la cuarta verificación del archivo, la tienda puede cobrar una tarifa, previa información por correo electrónico y con tu consentimiento.
- El tiempo de realización se cuenta desde el pago del pedido y la recepción de archivos correctos.
- Los cambios en el pedido los acuerdas por correo electrónico con el servicio de atención al cliente de la tienda antes de que comience su realización. Las normas de cancelación figuran en las condiciones generales de la tienda → Tienda Labo Print.
4. Qué puede retrasar o bloquear la realización
En la tienda, los motivos más frecuentes por los que un pedido no se tramita son:
- falta de pago,
- falta de archivos de impresión,
- archivos erróneos o incompletos,
- espera de correcciones.
En los pedidos a través del responsable de cuenta, la falta de datos necesarios, la falta de contacto para completarlos o los archivos que no cumplen la especificación pueden impedir la aceptación del pedido. En cambio, la entrega de archivos o materiales más tarde de lo acordado retrasa el plazo de realización. Conviene revisar estos puntos antes de preguntar por el estado.
5. Dónde consultar el estado
- Tienda: el estado del pedido se ve tras iniciar sesión en tu cuenta de cliente.
- Pedido a través del responsable de cuenta: la referencia es el correo electrónico con el plazo confirmado. Pregunta por el estado al responsable que lleva el pedido e indica el nombre de la campaña y los datos de la confirmación del pedido. Cuando la mercancía se entrega para su envío, Labo Print informa de ello al cliente.
6. Cómo preguntar menos
- Facilita todos los datos necesarios y un archivo que cumpla la especificación.
- Indica la dirección de entrega completa y el teléfono del destinatario. Una dirección errónea o incompleta puede provocar que el envío no se entregue.
- En la tienda, consulta primero el estado tras iniciar sesión en tu cuenta.
- En un pedido a través del responsable de cuenta, vuelve al correo electrónico con el plazo confirmado.
- Si llevas varias campañas en paralelo, puede resultarte útil tener tu propio resumen de estados.
Tres preguntas para esta semana
- ¿Tengo un correo electrónico con el plazo confirmado y sé quién lleva mi pedido?
- ¿Cumple el archivo la especificación antes de enviarlo?
- ¿Pregunto por el estado por falta de información de la imprenta o por falta de información en mi propia agencia?
¿Tienes un pedido en curso?
¿No sabes a quién escribir? Ponte en contacto con nosotros e indica el nombre de la campaña y los datos de la confirmación del pedido.