Skyltning, sponsorzoner och produktion under tidspress
Din kund sponsrar en musikfestival för första gången.
Varumärkets logotyp ska synas på 60 meter banners vid huvudscenen, i flera sponsorzoner och på VIP-material. Du fick briefen tre veckor före festivalen. Arrangören har precis ändrat layouten för huvudområdet.
På fredag morgon går det tekniska teamet in på området. Allt måste vara klart innan dess. Det finns inget alternativ som heter ”vi levererar på måndag” — festivalen väntar inte.
En eventdeadline fungerar helt annorlunda än en retaildeadline. En försening syns av 10 000 personer.
Säsongen pågår från maj till mars — inte bara under sommaren
De flesta producenter och byråer tänker på event som en sommarsäsong. I praktiken ser kalendern annorlunda ut:
– Outdoor — maj till september: musikfestivaler, outdoor-event, stadionkonserter och sportevenemang. Utomhustryck dominerar: meshbanners på staket, scenbranding och sponsorflaggor.
– Indoor — oktober till mars: arenor, konserthallar, musikklubbar, corporate events och nyårsevenemang. Material och teknik förändras — frontlit, textilier och ZEN-grafik med utbytbar SEG-duk blir viktigare.
För eventbyråer och produktionspartners betyder det en sak: säsongen pågår praktiskt taget året runt. April och september är övergångsmånader — inte stillestånd.
Vilka material används för konserter och festivaler?
Beroende på evenemangets omfattning och din kunds roll (arrangör, huvudsponsor eller sponsorpartner) omfattar en typisk produktion:
– meshbanners — för staket och utomhuskonstruktioner; mesh släpper igenom vind, vilket är ett krav vid stora outdoorformat, inte ett val,
– frontlitbanners — för scener, taklösningar, VIP-zoner och täckta ytor,
– textilgrafik för ZEN-ramar med SEG-system — scenbackdrops och sponsorväggar; verktygsfritt byte av grafik,
– textiltryck och sublimering — konstnärliga flaggor och tryckta scenografielement,
– beachflaggor och mastflaggor — markering av sponsorzoner och branding vid entréer,
– barriäröverdrag — branding direkt på säkerhetsbarriärer vid scen eller VIP-zoner,
– sponsortält — tryckta och klara för montering,
– grafiska väggar — press walls, photo walls och medieytor,
– roll-ups och displays — VIP-zoner, pressområden och inomhusytor.
Vid större produktioner beställs många av dessa element samtidigt — med en leveransdeadline och en ansvarig person för hela projektet.
Varför är en festivaldeadline en helt annan kategori?
I en retailkampanj innebär två dagars försening ett stressat telefonsamtal och ett justerat schema. På en festival innebär två dagars försening ett tomt område bredvid huvudscenen på öppningsdagen.
Det går inte att ”ta igen” deadlinen i efterhand. Det tekniska teamet kommer in, monterar och lämnar området. Festivalens logistik väntar inte på ett omtryck.
Dessutom finns materialets egenskaper: en meshbanner måste tåla vind, regn och sol i flera dagar. Ett felaktigt materialval märks inte efter en vecka — det märks tredje dagen på festivalen när bannern börjar gå sönder.
Var tappar man oftast tid?
Sällan i själva designfasen. Oftast vid:
– filer som kommer tillbaka med korrigeringar när bara två veckor återstår,
– layoutändringar från arrangören efter att briefen redan godkänts,
– koordinering av flera leverantörer för olika zoner och format samtidigt,
– brist på bekräftelse om expressproduktion verkligen är möjlig — istället för att kontrollera med produktionen innan man lovar kunden något.
Hur arbetar Labo Print med eventproduktioner?
Vi producerar material för konserter och festivaler som produktionspartner — från banners och meshsystem till ZEN-textilgrafik, barriäröverdrag och sponsortält. I praktiken innebär det:
– En projektansvarig för hela produktionen. Oavsett antal produkter och format — en kontaktpunkt, ett schema och ett ansvar.
– Aktiv DTP. Vi kontrollerar filen innan produktionen startar. Om något är fel — ringer vi istället för att avvisa filen.
– Expressproduktion inom 24 h från filgodkännande. Ett standardalternativ med rimligt tillägg — inte ett orealistiskt löfte.
– Hantering av specialprojekt. Specialformat, oväntade layoutändringar och material utanför standardkatalogen — vi analyserar och föreslår lösningar.
Hur förbereder man en eventproduktion?
✔ Bekräfta produktionskapacitet innan du lovar kunden en deadline.
✔ Förbered filer med rätt profil för outdoortryck (CMYK, 100 dpi i full storlek, utfall).
✔ Kontrollera exponeringsförhållanden — outdoor eller indoor avgör materialvalet.
✔ Planera tidsplanen med buffert för eventuella layoutändringar från arrangören.
✔ En produktionspartner för hela projektet — istället för separata beställningar för varje zon.
Har du en konsert- eller festivalproduktion på gång?
Skicka oss briefen eller en projektbeskrivning — vi bekräftar deadlines, materialtillgänglighet och föreslår bästa produktionslösning.
Utan förpliktelser. Baserat på ett konkret projekt.